Algemene publicatievoorwaarden van Aeneas Media

1.   Definities

In deze publicatievoorwaarden wordt verstaan onder:

• werk: de door de auteur geleverde tekstbijdrage, tekeningen, foto’s of andere illustraties, tenzij het auteursrecht op de illustraties schriftelijk door de auteur is voorbehouden bij de aanlevering;
• auteur: de freelance auteur die met Aeneas Media een overeenkomst van opdracht tot het vervaardigen van het werk aangaat, dan wel op eigen initiatief het werk ter publicatie aan Aeneas Media heeft aangeboden;
• uitgave: iedere uitgave van het werk door Aeneas Media, ongeacht in welke vorm.

2.    Werkingssfeer

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten van opdracht met betrekking tot een werk aan een uitgave van Aeneas Media, inclusief de overeenkomsten die ontstaan nadat Aeneas Media een op eigen initiatief van de auteur ter publicatie aangeboden werk heeft geaccepteerd.

3. De opdracht/diensten

1. De auteur is vrij in de wijze waarop hij zijn diensten voor Aeneas Media verricht en hij is niet onder gezag van de uitgeverij gesteld, een en ander onverminderd de bevoegdheid van de uitgeverij om aanwijzingen te geven inzake redactionele formule, aanlevering kopij en planning ter concretisering van de door de auteur te verrichten diensten.
2. De auteur dient de opdracht persoonlijk uit te voeren. Het inschakelen van derden is toegestaan na overleg met de uitgeverij, waarbij de auteur persoonlijk aansprakelijk blijft voor de uitvoering van de opdracht en Aeneas Media vrijwaart tegen aanspraken van deze derden met betrekking tot het auteursrecht op het werk.

4.   Acceptatie en plaatsing

1. De auteur verplicht zich te houden aan het tijdschema, de auteursrichtlijnen en de verdere aanwijzingen van Aeneas Media.
2. Het werk geldt als geaccepteerd indien het werk naar het oordeel van Aeneas Media of van de daartoe door Aeneas Media aangestelde redactie voldoet aan de voor de uitgave vereiste kwaliteit, eventueel nader overeengekomen voorwaarden en/of aan de door de auteur gewekte verwachtingen.
3. Indien het werk niet tijdig wordt ingeleverd of niet wordt geaccepteerd en niet zal worden gepubliceerd, is Aeneas Media niet tot enige betaling gehouden. In opdracht vervaardigde werken zullen aan de auteur worden geretourneerd en de overeenkomst wordt als ontbonden beschouwd.
4. Indien is overeengekomen dat de auteur voorafgaand aan de publicatie de proeven corrigeert en de auteur dat niet doet binnen de daartoe door Aeneas Media gestelde redelijke termijn, is Aeneas Media gerechtigd het werk zonder correctie van de auteur uit te ge­ven dan wel noodzakelijke correctie zelf uit te (doen) voeren.
5. Aeneas Media heeft de eindverantwoording voor de redactie, vorm­geving en exploitatie van de uitgave. Aeneas Media dan wel de daartoe door Aeneas Media aangestelde redactie heeft het recht om het werk in te korten of te wijzigen. In geval van wijzigingen van wezenlijke aard of waardoor het karakter van het werk aangetast kan worden, zal Aeneas Media of de redactie overleg voeren met de auteur.
6. Voor naamsvermelding gelden de regels en/of gebruiken van de desbetreffende uitgave. Indien de auteur geen of een andere naamsvermelding wenst, dient hij dit schriftelijk tijdig aan Aeneas Media bekend te maken. Aeneas Media zal deze wens respecteren.

5.   Exclusieve licentie en vrijwaring

1. Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, verleent de auteur Aeneas Media door levering van zijn werk aan Aeneas Media een licentie om met uitsluiting van ieder ander, hemzelf inbegrepen, zijn tot het auteursrecht behorende bevoegdheden met betrekking tot het werk uit te oefenen en machtigt hierbij Aeneas Media om tegen iedere inbreuk op zijn auteursrecht in rechte op te treden.
2. Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, omvat de exclusieve licentie met betrekking tot het werk onder meer het recht voor Aeneas Media om het werk geheel of gedeeltelijk te reproduceren en te publiceren in druk en in iedere andere in aanmerking komende vorm, al dan niet in combinatie met ander materiaal, bijvoorbeeld in een databank, on line of off line, op CD-Rom of op andere beeld- en/of geluiddragers, etc., hierna te noemen ‘exploitatierechten’.
3. Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, vloeit voor Aeneas Media uit een exclusieve licentie met betrekking tot het werk tevens het recht voort om derden toestemming te verlenen de in de licentie begrepen rechten met betrekking tot het geheel of een gedeelte van het werk uit te oefenen, zoals bijvoorbeeld in geval van vertaling, reproductie en terbeschik­kingstel­ling aan derden, compilatiewerken (w.o. readers), etc., hierna te noemen ‘nevenrechtenexploitatie’.
4. De auteur verkrijgt na een periode van 12 maanden na inlevering van het werk bij Aeneas Media het recht om het werk, zoals oorspronkelijk aangeleverd, elders te publiceren. Partijen kunnen tussentijds in onderling overleg een andere termijn overeenkomen in geval een der partijen in redelijkheid tot het oordeel kan komen dat hij door handhaving van deze termijn in zijn belangen wordt geschaad.
   In geval de auteur na voornoemde periode het werk elders wil publiceren, zal hij dit voorafgaand aan de voorgenomen herpublicatie melden aan de hoofdredactie van de uitgave waarin het werk voor de eerste maal is gepubliceerd en zal zorgdragen voor bronvermelding van deze eerste publicatie.
5. De auteur staat er jegens Aeneas Media voor in dat hij het volledige onbezwaarde auteursrecht op het werk bezit en dat hij met zijn werk geen rechten van derden schendt. De auteur vrijwaart Aeneas Media tegen alle vorderingen van derden wegens de uitgave van het werk. In geval van illustraties omvat deze garantie en vrijwaring tevens eventueel afgebeelde door de auteurswet beschermde werken of personen, tenzij anders schriftelijk is overeengekomen bij de levering van de desbetreffende illustratie(s).
6. De auteur is ervan op de hoogte dat artikelen tevens elektronisch worden opgeslagen en geëxploiteerd en stemt daar mee in. Auteursrechtelijke vergoeding uit de wederverkoop van gepubliceerde artikelen komen toe aan Aeneas Media.
7. Aeneas Media verkrijgt tevens van de auteur de uitsluitende bevoegdheid de Stichting Reprorecht te Hoofddorp te machtigen tot inning en verdeling van door een onderneming, organisatie of instelling verschuldigde vergoedingen op grond van artikel 16h Auteurswet voor het maken van kopieën uit deze uitgave, een en ander volgens Reglementen en Statuten, zoals die zijn goedgekeurd door de Minister van Justitie.
8. Jaarlijks zal door Aeneas Media vastgesteld worden in welke (collectieve) vorm de ontvangen vergoedingen aan de auteurs ten goede komen.

6.   Honorarium, onkosten en afrekening

Betaling voor het geaccepteerde werk vindt plaats binnen 30 dagen na aanlevering van het werk. Betaling kan echter worden opgeschort zolang, ondanks het verzoek van Aeneas Media, de tijdig voor de betalingsdatum door de uitgeverij verstrekte bescheiden, waaronder de in artkel 8.2 van deze algemene publicatievoorwaarden genoemde bescheiden, door de auteur niet zijn ingeleverd bij de uitgeverij.

1. Eventuele (nadere) afspraken over honorering (zoals reiskosten) worden schriftelijk overeengekomen.
2. Het honorarium voor schrijvende auteurs is vrijgesteld van BTW
3. De auteur heeft recht op ten minste één presentexemplaar van de uitgave.
4. Indien de auteur gebruik heeft gemaakt van werk van derden, waarvoor Aeneas Media betalingen aan derden moet verrichten, komen deze kosten in mindering op het honorarium, tenzij de auteur hiertoe van Aeneas Media opdracht heeft gekregen en hierover andere afspraken zijn gemaakt.

7.   Herziening door derden

1. Indien de auteur niet meer bereid of, naar het oordeel van Aeneas Media, in staat is het werk te herzien op de wijze als door Aeneas Media aange­geven, of indien hij niet meer de functie binnen het vakgebied be­kleedt die er mede toe leidde de over­eenkomst met hem aan te gaan, of indien hij de her­ziene kopij niet binnen de vastgestelde tijd levert en/of indien de herziene kopij naar het oor­deel van Aeneas Media, niet aan rede­lijke eisen beantwoordt, is Aeneas Media gerech­tigd de herzie­ning geheel of gedeel­telijk zelf uit te voeren of te doen uitvoeren door derden, aan te wijzen door Aeneas Media. Bij de keuze van een nieuwe auteur of bewer­ker zal de kwaliteit en repu­tatie van het werk en de continuïteit van de exploitatie voor­op staan. Aeneas Media zal rekening houden met eventuele voorkeu­ren van de eventuele overige auteurs.
2. In het geval zijn bijdrage aan het werk deel blijft uitmaken van een uitgave van het werk, blijft artikel 5 inzake de licentie van auteurs­recht van kracht. De auteur behoudt in dat geval een nader overeen te komen aanspraak op eventuele royalty opbrengsten naar rato van de om­vang van zijn bijdrage in de betreffende uitgave van het werk. De naam van de auteur blijft dan in de uitgave vermeld op een door Aeneas Media in overleg met de overige auteurs te bepalen wijze zolang dat rede­lijk is met betrek­king tot voornoemde om­vang.

8. Zelfstandigheid

1. De auteur zal in de zelfstandige uitoefening van zijn beroep op freelance basis werkzaam zijn voor Aeneas Media.
2. De auteur zal op verzoek van Aeneas Media de zogenaamde 'eigen verklaring freelance journalisten/redactiemedewerkers' ten minste jaarlijks invullen ter vaststelling of Aeneas Media gehouden is premies sociale verzekeringen en/of loonbelasting in te houden op het overeengekomen honorarium, tenzij Aeneas Media uit andere bescheiden bekend is of wordt gemaakt met de fiscale en/of sociaal-verzekeringsrechtelijke status van de auteur.
3. De auteur is verplicht om, indien in het kader van voornoemde verklaring zich wijzigingen voordoen, Aeneas Media daarvan onverwijld schriftelijk op de hoogte te stellen.
4. Indien Aeneas Media in het kader van de loonbelasting en/of sociale verzekeringsplicht tot inhouding verplicht is, zullen op het aan de auteur uit te betalen honorarium de vereiste inhoudingen worden verricht.

9. Reacties

Wanneer naar aanleiding van het werk relevante reacties voor de auteur binnenkomen bij Aeneas Media, zal de auteur hiervan op de hoogte worden gesteld.
 

10. Vertrouwelijke informatie

Mededelingen van de hoofdredactie van een uitgave aan een auteur in verband met een opdracht, zowel als mededelingen van een auteur aan de hoofdredactie in verband met een te leveren werk, zijn vertrouwelijk, ook als dit niet uitdrukkelijk is overeengekomen.
 

11. Non-concurrentiebeding

Indien partijen zijn overeengekomen dat de auteur regelmatig een bijdrage zal leveren over een bepaald onderwerp, zal de auteur geen opdrachten van derden aanvaarden met betrekking tot hetzelfde onderwerp voor een publicatie die de uitgave directe concurrentie kan aandoen. De auteur zal ieder voornemen tot publicatie over hetzelfde onderwerp in ieder geval melden aan de hoofdredactie van de uitgave.
 

12. Beëindiging

1. Indien de auteur handelt in strijd met zijn verplichting volgens artikelen 5.5 of 11 van deze algemene publicatievoorwaarden, kan de overeenkomst door Aeneas Media worden opgezegd met onmiddellijke ingang door middel van een aangetekend schrijven, onverminderd de aanspraken van Aeneas Media wegens wanprestatie door de auteur.
2. Indien Aeneas Media of de auteur in staat van faillissement wordt verklaard, in surseance van betaling verkeert, of indien zijn bedrijf in liquidatie treedt, of indien ten laste van een der partijen op een aanmerkelijk deel van zijn vermogen beslag wordt gelegd, heeft de wederpartij het recht de overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen door middel van een schriftelijke mededeling.
3. Beëindiging van een overeenkomst die is aangegaan voor bepaalde of onbepaalde tijd laat de in artikel 5 omschreven aan Aeneas Media verleende rechten met betrekking tot door Aeneas Media geaccepteerde en gepubliceerde Bijdragen onverlet.
4. In alle gevallen waarin deze overeenkomst eindigt, blijft zij de rechtsverhouding tussen partijen beheersen, voorzover de afwikkeling daarvan dit met zich meebrengt.

13. De rechtsverhouding

1. Aeneas Media is bevoegd haar uit de overeenkomst met de auteur voortvloeiende rechten en verplichtingen geheel of gedeeltelijk aan derden over te dragen onder het beding dat de verkrijgende partij ten opzichte van de overgedragen rechten en verplichtingen geheel in de plaats van Aeneas Media treedt.
2. Afwijkingen van deze algemene publicatievoorwaarden zijn slechts geldig indien vooraf schriftelijk overeengekomen en zijn slechts van toepassing op het desbetreffende werk.
3. Eventuele algemene ­voor­waarden van de auteur zijn niet van toepassing, tenzij en voor zover deze uitdrukkelijk en schriftelijk door partijen van toepassing zijn verklaard.
4. In alle gevallen waarin een overeenkomst met de auteur eindigt, blijft zij de rechtsverhouding tussen partijen beheersen, voorzover de afwikkeling daarvan dit redelijkerwijs met zich meebrengt, zoals in geval van voor de beëindiging rechtsgeldig aan derden verleende rechten, het op niet exclusieve basis kunnen voortzetten van de exploitatie van historisch (archief)-materiaal als onderdeel van de uitgave waarvan het werk deel uitmaakte en in geval van verveelvoudiging en/of openbaarmaking door derden, waarbij gebruik is gemaakt van de door Aeneas Media rechtsgeldig in het verkeer gebrachte uitgave.
5. Op alle overeenkomsten tussen auteur en Aeneas Media met betrekking tot het werk is Nederlands recht van toepassing. Eventuele geschillen zullen worden onderworpen aan het oordeel van de bevoegde rechter te ’s-Hertogenbosch.

14. Verzending, juridische status, overdracht overeenkomst

1. Alle verzendingen van materiaal door de auteur geschieden voor rekening en risico van de auteur; eventuele retourzendingen van materiaal door Aeneas Media geschieden voor rekening en risico van Aeneas Media, tenzij de auteur het betreffende materiaal op eigen initiatief had gezonden en dat materiaal niet door Aeneas Media uitdrukkelijk is geaccepteerd. 
2. Op alle met Aeneas Media gesloten overeenkomsten en de daaruit voortvloeiende rechtsbetrekkingen is Nederlands recht van toepassing.
3. Aeneas Media is gerechtigd een overeenkomst met de auteur aan een derde over te dragen, onder het beding dat de verkrijgende partij ten opzichte van de overgedragen rechten en verplichtingen geheel in de plaats van Aeneas Media treedt.

Boxtel, juli 2012